Şirketlerde Görünmeyen Darboğazlar Mercek Altında: Süreç Analitiği Operasyonların Gerçek Fotoğrafını Ortaya Çıkarıyor

İş dünyasında dijitalleşme yatırımları hız kazanırken, şirketlerin operasyonlarını nasıl yönettiği de yeniden ele alınıyor. Günlük iş akışlarında binlerce talep oluşturuluyor, onaylanıyor ve sonuçlandırılıyor. Buna karşın yöneticiler açısından önemli bir soru varlığını koruyor: İşler gerçekten planlanan şekilde mi ilerliyor?

PaperWork Satış Direktörü Tolga Eşiz'e göre, bir işlemin tamamlanmış olması sürecin verimli olduğu anlamına gelmiyor. Eşiz, operasyonlarda ortaya çıkan beklemelerin, tekrarların ve darboğazların gerçek veriler üzerinden incelenmesinin süreç analitiğinin temel katkılarından biri olduğunu belirtiyor.

Klasik raporlama ile süreç analitiği arasındaki fark

Şirketlerde kullanılan geleneksel raporlama sistemleri çoğunlukla tamamlanan iş sayısı, ortalama işlem süresi veya aylık performans gibi sonuçları gösteriyor.

Süreç analitiği ise işlemlerin hangi aşamalardan geçtiğini daha ayrıntılı biçimde inceleyerek bekleme süreleri, geri dönüşler, tekrarlanan işlemler ve iş yükü yoğunlukları gibi noktaları görünür hale getirebiliyor.

Eşiz, klasik panoların çoğu zaman "ne olduğunu" gösterdiğini, süreç analitiğinin ise sürecin hangi aşamasında problem yaşandığını anlamaya yardımcı olduğunu ifade ediyor.

Bu yaklaşım sayesinde yöneticilerin yalnızca geçmiş dönem performansına bakmak yerine, devam eden operasyonlarda ortaya çıkan sorunları daha erken fark edebilmesi amaçlanıyor.

Yüzlerce metrik üzerinden operasyon takibi

Süreç analitiği sistemlerinde işlem süreleri, geri dönüş oranları, yeniden yapılan işler, hizmet seviyesi anlaşmalarındaki sapmalar ve teslim tarihi riskleri gibi çok sayıda gösterge birlikte değerlendirilebiliyor.

Bu noktada yapay zeka teknolojilerinin de devreye girmesiyle yalnızca problemin tespit edilmesi değil, sorunun olası nedenlerinin belirlenmesi hedefleniyor.

Örneğin eksik bilgiyle oluşturulan taleplerin daha fazla geri gönderildiği tespit edildiğinde, sorunun kaynağına yönelik yeni kontrol mekanizmaları veya form değişiklikleri gündeme alınabiliyor.

En büyük kayıplardan biri: Aynı işin tekrar yapılması

Operasyonlarda gözden kaçabilen maliyet kalemlerinden biri de "rework" olarak adlandırılan yeniden yapılan işler.

Eksik bilgi içeren bir formun tekrar tekrar ilgili çalışana gönderilmesi, bir onay işleminin başa dönmesi veya hatalı bir kaydın yeniden oluşturulması tek tek bakıldığında küçük sorunlar gibi görünebiliyor. Ancak bu işlemler yüksek hacimli operasyonlarda önemli zaman kayıplarına dönüşebiliyor.

Süreç analitiği, bu tekrarları işlem kayıtları üzerinden ortaya çıkararak şirketlerin hangi aşamalarda gereksiz iş yükü oluştuğunu görmesine yardımcı olabiliyor.

"Önce süreci anlayın, sonra otomasyon yapın"

Şirketlerin operasyonlarını hızlandırmak amacıyla otomasyon yatırımlarına yöneldiğini belirten Eşiz, otomasyonun doğru noktaya uygulanmasının önemine dikkat çekiyor.

Bir süreçte en fazla zaman kaybettiren aşama belirlenmeden yapılan otomasyonun, mevcut problemi ortadan kaldırmak yerine aynı sorunun daha hızlı tekrarlanmasına neden olabileceği değerlendirmesini yapan Eşiz, süreç analitiğinin yatırım kararlarına veri sağlayabileceğini ifade ediyor.

Geçmiş işlem verileri üzerinden farklı senaryoların değerlendirilmesiyle, örneğin belirli bir onay adımının kaldırılmasının toplam işlem süresini nasıl değiştirebileceği önceden analiz edilebiliyor.

Dönüşüm için tek bir süreçle başlamak mümkün

Süreç analitiğine geçmek isteyen şirketlerin tüm operasyonlarını aynı anda analiz etmek yerine, sınırları belirli tek bir süreçten başlamasının daha yönetilebilir bir yaklaşım olabileceği belirtiliyor.

Satın alma onayları, müşteri şikâyetleri veya masraf süreçleri gibi belirli bir alanda yapılan analiz sonucunda elde edilen veriler, iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olabiliyor.

Sonuçlar ölçüldükten sonra benzer yaklaşımın diğer süreçlere yayılması mümkün hale geliyor.

"Kararı yönetici verir, veri kararın zeminini güçlendirir"

Süreç analitiğinin yöneticilerin yerine karar veren bir sistem olarak değerlendirilmemesi gerektiğini belirten Eşiz, teknolojinin asıl katkısının karar alma sürecine somut veri sağlamak olduğunu vurguluyor.

Bu yaklaşıma göre yöneticiler hangi sürecin değiştirileceğine veya hangi ekibe daha fazla kaynak ayrılacağına yine kendileri karar veriyor. Ancak kararların yalnızca deneyim ve sezgiye değil, operasyonlardan elde edilen ölçülebilir verilere dayanması hedefleniyor.

Böylece toplantılarda "bu aşamada sorun olabilir" şeklindeki varsayımların yerini, bekleme süreleri, tekrar oranları ve işlem hacimleri gibi ölçülebilir göstergelerin alması amaçlanıyor.

PaperWork operasyon süreçlerini tek platformda birleştiriyor

1998 yılında kurulan PaperWork; süreç otomasyonu, doküman yönetimi, Low-Code uygulama geliştirme, iş zekâsı, entegrasyon, vaka ve görev yönetimi, süreç analitiği ve yapay zeka alanlarında çözümler sunuyor.

Şirketin Akıllı Operasyon Merkezi olarak konumlandırdığı platform üzerinde kalite, sözleşme, risk ve denetim, masraf, BT hizmetleri, müşteri talepleri ve tedarikçi yaşam döngüsü gibi farklı operasyonlara yönelik çözümler bulunuyor.

Platformda kullanıcı ve yetkilendirme altyapısının yanı sıra belge, veri, iş akışı, raporlama ve yapay zeka yeteneklerinin birlikte kullanılması hedefleniyor.